Styrelsens rapport om intern kontroll
Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen.
Detta avsnitt har upprättats i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning, samt FARs/SRS vägledning till Svensk kod för bolagsstyrning. Rapporteringen är avgränsad till att behandla intern kontroll avseende finansiell rapportering och Mekonomen har valt att lämna en beskrivning hur den interna kontrollen är organiserad.
Kontrollmiljö
Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. En viktig del av kontrollmiljön är att beslutsvägar, befogenheter och ansvar är tydligt definierade och kommunicerade mellan olika nivåer i organisationen samt att styrande dokument i form av interna policyer, handböcker, riktlinjer och manualer finns. En viktig del i styrelsens arbete är därför att utarbeta och godkänna ett antal grundläggande policyer, riktlinjer och ramverk. Dessa inkluderar styrelsens arbetsordning, vd-instruktion, investeringspolicy, finanspolicy samt insiderpolicy. Syftet med dessa policyer är bland annat att skapa grunden för en god intern kontroll. Vidare arbetar styrelsen för att organisationsstrukturen ger tydliga roller, ansvar och processer som gynnar en effektiv hantering av verksamhetens risker och möjliggör måluppfyllelse. Som en del i ansvarsstrukturen ingår att styrelsen månatligen utvärderar verksamhetens prestationer och resultat genom ett ändamålsenligt rapportpaket innehållande resultat- och balansräkningar, analyser av viktiga nyckeltal, kommentarer avseende affärsläget för respektive verksamhet samt kvartalsvis även prognoser för kommande perioder. Som ett led i att stärka den interna kontrollen har Mekonomen en ekonomihandbok som ger en överskådlig bild av befintliga policyer, regelverk och rutiner inom ekonomiområdet. Detta är ett levande dokument som uppdateras löpande och anpassas till förändringar inom Mekonomens verksamhet. Utöver ekonomihandboken finns instruktioner som ger vägledning i det dagliga arbetet i butik såväl som i övriga organisationen, till exempel avseende inventering, kassaavstämning etc.
Riskbedömning
Mekonomen gör löpande en kartläggning av koncernens risker. Vid denna kartläggning identifieras ett antal resultaträknings- och balansräkningsposter där risken för fel i den finansiella rapporteringen är förhöjd. Kring dessa risker arbetar företaget kontinuerligt med att förstärka kontrollerna. Vidare behandlas risker i särskilda forum, till exempel frågeställningar kopplade till etableringar och förvärv.
Kontrollaktiviteter
Koncernens kontrollstruktur utformas för att hantera de risker som styrelsen bedömer vara väsentliga för den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen. Syftet med kontrollaktiviteterna är att upptäcka, förebygga och rätta till felaktigheter och avvikelser i rapporteringen. Kontrollaktiviteterna omfattar till exempel kontoavstämningar, analytisk uppföljning, jämförelser mellan resultat- och balansposter och kontrollinventeringar i lager och butik.
Information och kommunikation
Policyer och riktlinjer är särskilt viktiga för en korrekt redovisning, rapportering och informationsgivning. Inom Mekonomen uppdateras policyer och riktlinjer avseende den finansiella processen löpande. Det sker främst inom respektive koncernfunktion ut mot de olika verksamheterna genom e-mail men också i samband med kvartalsvisa controllermöten där samtliga ekonomichefer/controllers deltar. För kommunikation med interna och externa parter finns en kommunikationspolicy som anger riktlinjer för hur denna kommunikation bör ske. Syftet med policyn är att säkerställa att alla informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt.
Uppföljning
Styrelsen utvärderar kontinuerligt den information som bolagsledningen och revisorerna lämnar. Koncern- och finanschef har månatliga genomgångar med respektive verksamhetschef angående den finansiella ställningen. Koncernekonomi har också ett nära samarbete med dotterbolags-controllers avseende bokslut och rapportering. Uppföljning och återkoppling kring eventuella avvikelser som uppkommer i de interna kontrollerna är en central del i internkontrollarbetet då detta är ett effektivt sätt för bolaget att säkerställa att fel korrigeras och att kontrollen stärks ytterligare. Mekonomen har i början av 2011 upprättat en internrevisionsfunktion vilken kommer att fungera som en oberoende enhet. Internrevisionens arbete innefattar bland annat att utvärdera arbetet med riskhantering, efterlevnad av policyer, riktlinjer och ramverk samt effektiviteten i den interna kontrollen för finansiell rapportering.